Privacyverklaring:

1. Algemeen

Swinnen Kristof & Partners BV hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoongegevens.

Swinnen Kristof & Partners BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

dit impliceert in ieder geval dat:

  • wij uw persoongsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoongegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • dat wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn vertrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop attent willen maken en deze willen respecteren.

Als Swinnen Kristof & Partners BV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking vban uw persoonsgegevens. Wij nemen hierbij de rol op van Verwerkingsverantwoordelijke alsook Verwerker. Indien U na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst po te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Swinnen Kristof & Partners BV

Zetel: Aarschotsesteenweg 232 B, 2500 Lier. Met als ondernemingsnummer 0477.576.530. Het kantoor is ingeschreven bij Instituut van de Accountants en de Belastingsconsulenten onder erkenningsnummer 50.745.952 - "Swinnen Kristof & Partners" BV.

Contactpersoon: Swinnen Kristof
Emailadres: info@swinnenacc.be

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Swinnen Kristof & Partners BV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden 

Situering

Omschrijving

Doel

Verwerkingsgrond

Personeelsbeheer

Rekrutering en selectie

Rekrutering en selectie

Gerechtvaardigd belang

Eigen werking​​​​​​

Beheer van klanten/leveranciers en alle contacten hieromtrent

Algemeen informeren van klanten/leveranciers

Registratie van telefonische contacten

Beheer van alle informatie omtrent klanten, leveranciers, netwerk en professionele relaties in ruime interpretatie

Gerechtvaardigd belang

Eigen werking

Algemene boekhouding, het verwerken van inkomende en uitgaande facturen en financiële verrichtingen

Algemene boekhouding

Wettelijke verplichtingen

Commerciële activiteit

Toepassing Wet ter voorkoming van witwassen van geld

Toepassing artikel 26 en artikel 33 van deze wetgeving. Verplicht tot het aangaan van een professionele relatie

Wettelijke verplichtingen

Commerciële activiteit

Verplichting ten aanzien van de Belgische overheid of instelling, een internationale overheid of instelling

Verplichtingen namens een overheid (bv.: BTW-listings, fiscale fiches, sociale wetten) welke vereisen dat persoonsgegevens worden verwerkt

Wettelijke verplichtingen

Commerciële activiteit

Leveren van nazorg, communicatie omtrent de dienstverlening, nieuwsbrief

Informeren van professionele relaties over de activiteiten, nieuws, eigenschappen, etc.

Gerechtvaardigd belang

Beveiliging

Beveiliging

De bescherming van de veiligheid en gezondheid van één of meer natuurlijke personen, de beveiliging van de toegang tot de gebouwen en terreinen en/of de bewaking van zaken die zich in gebouwen of terreinen bevinden

Gerechtvaardigd belang


Specifiek voor de Toepassing van de Wet van 18 september 2017, tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, vermelden we het volgende:

1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen : naam, voornaam, geboortedatum en -plaats en, in mate van het mogelijke, het adres.

2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : naam, voornaam en in mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres

We vermelden eveneens dat de op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv. BTW-listings, fiscale aangiftes, ...) en sociale wetten, ons noodzaken om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).

Als verwerker verwerken we eveneens persoonsgegevens in functie van de uitvoering van een overeenkomst betreffende de geleverde boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij deze activiteiten.

3. Vertrekking aan derden (ontvangers)

Indien noodzakelijk voor de eerder omschreven verwerkingsdoeleinden, overhandigt Swinnen Kristof & Partners BV de gegevens aan derde partijen (ontvangers).

Swinnen Kristof & Partners BV kan niet aansprakelijk worden gesteld als de rechtmatige ontvangers van gegevens persoonsgegevens van contacten, klanten of van rechtspersonen aan lokale autoriteiten moeten voorleggen of onveilig behandelen (cf. bv. in het buitenland geldende wettelijke verplichtingen).

Swinnen Kristof & Partners BV kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.

Volgende categorieën van ontvangers zijn van toepassing voor de verwerkingen zoals uitgevoerd door Swinnen Kristof & Partners BV:

Situering

Omschrijving

Beoogde ontvangers

Personeelsbeheer

Rekrutering en selectie

Externe adviseurs

Eigen werking

Beheer van klanten en leveranciers en alle contacten hieromtrent

Algemeen informeren van klanten/leveranciers

Registratie van telefonische contacten

Externe adviseurs

Eigen werking

Algemene boekhouding, het verwerken van inkomende en uitgaande facturen en financiële verrichtingen

Overheidsdiensten

Commerciële activiteit

Toepassing Wet ter voorkoming van witwassen van geld

Overheidsdiensten

Commerciële activiteit

Verplichting ten aanzien van de Belgische overheid of instelling, een internationale overheid of instelling

Overheidsdiensten

Commerciële activiteit

Leveren van nazorg, communicatie omtrent de dienstverlening, nieuwsbrief

 

Beveiliging

Beveiliging

Overheidsdiensten


4. Kinderen

In het kader van de uitvoering van onze opdracht verwerken wij als verwerker mogelijk gegevens van kinderen.

In alle andere gevallen verwerken wij alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

5. Bewaartermijn

Swinnen Kristof & Partners BV bewaart persoonsgegevens en niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en hetgeen op grond van de wet is vereist. Naast eventueel wettelijke bewaartermijnen van toepassing verbindt Swinnen Kristof & Partners BV zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden van 5 jaar na het laatste contact.

6. Beveiliging van gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregel zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namen Swinnen Kristof & Partners BV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • we hanteren technische maatregelen ter berschermig van onze ICT-middelen en de data welke er op verwerkt worden;
  • we pseudonimiseren/anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • we maken back-ups van de persoonsgegevensom deze te kunnen herstellen bij fyiseke of technische incidenten;
  • we evalueren regelmatig de genomen technische en organisatorische maatregel;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens.

7. Uw rechten omtrent uw gegevens

Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017: Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.

Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :

“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”

Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).

Voor verwerkingen welke GEEN toepassing hebben in functie van de wet van 18 september 2017 geldt het volgende:

U heeft het recht op inzage, kopie, aanpassing, verbetering of het laten wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via onze eerder vermelde contactgegevens kan u ons hiervoor contacteren. 

Tevens kan u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Bijkomend heeft u het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

8. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Dit kan via onze contactgegevens en de contactpersoon zoals eerder beschreven in dit document (zie paragraaf 1. Algemeen).

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, ook de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer genoemd. De contactgegevens hiervoor zijn als volgt:

Commisie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpers 35, 1000 Brussel
https://www.privacycommission.be
commission@privacycommission.be
Tel.: 02/274.48.78

9. Wijziging privacyverklaring

Swinnen Kristof & Partners BV kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 25/06/2021.